Een executeur mag de nalatenschap in veel gevallen zelfstandig afwikkelen. Dat betekent echter niet dat erfgenamen buiten spel staan of geen recht hebben op informatie. De executeur heeft namelijk een wettelijke informatieplicht. Op grond van artikel 4:148 BW is de executeur verplicht aan een erfgenaam alle door deze gewenste inlichtingen te geven over de uitoefening van zijn taak.
In de praktijk roept dat regelmatig vragen op. Welke informatie moet een executeur delen? Moeten erfgenamen alle onderliggende stukken krijgen? En hoe zit het met e-mailverkeer tussen de executeur en adviseurs, zoals een notaris, fiscalist of advocaat?
In dit artikel leggen we uit wat de informatieplicht inhoudt, waar de grenzen liggen en hoe een executeur discussies met erfgenamen zoveel mogelijk kan voorkomen.
Moet mailverkeer tussen de executeur en adviseurs gedeeld worden?
Een executeur hoeft niet al het mailverkeer met adviseurs letterlijk met de erfgenamen te delen. Wel heeft de executeur een ruime informatieplicht richting de erfgenamen. Erfgenamen hebben recht op de informatie die nodig is om de omvang en waarde van de nalatenschap vast te stellen en de afwikkeling te controleren.
Bevat e-mailverkeer inhoudelijke informatie over bijvoorbeeld bezittingen, schulden, waardebepalingen, taxaties, bankgegevens of juridische aspecten van de nalatenschap? Dan kan die informatie onder de informatieplicht vallen. Dat betekent niet altijd dat de volledige e-mailwisseling moet worden doorgestuurd. De executeur kan de relevante informatie ook verwerken in een overzichtelijke boedelbeschrijving, toelichting of voortgangsbericht, mits de erfgenamen daarmee voldoende inzicht krijgen in de uitoefening van het beheer. Onderliggende stukken, zoals een taxatierapport of bankoverzicht, kunnen daarbij dienen als onderbouwing.
Correspondentie die uitsluitend ziet op intern juridisch advies aan de executeur of op de procespositie van de executeur in een (dreigend) geschil met erfgenamen, hoeft in beginsel niet te worden verstrekt. Daarbij spelen onder meer de vertrouwelijkheid van de advocaat-cliëntrelatie en het verschoningsrecht een rol. Dat relevante informatie is opgenomen in een vertrouwelijke e-mail, betekent niet automatisch dat deze buiten de informatieplicht van de executeur valt.
Is het delen van bankafschriften van de erflater van vóór het executeurschap verplicht?
Als executeur kunt u verplicht zijn om erfgenamen inzicht te geven in bankafschriften en andere financiële gegevens van vóór het overlijden. De executeur is weliswaar pas bevoegd vanaf het moment van overlijden, maar voor een juiste afwikkeling van de nalatenschap kan informatie uit de periode daarvoor relevant zijn. Erfgenamen kunnen deze informatie nodig hebben om de omvang en samenstelling van de nalatenschap te controleren. Ook kan inzicht in eerdere bankmutaties van belang zijn om te beoordelen of er bijvoorbeeld schenkingen zijn gedaan die invloed hebben op het erfdeel of de legitieme portie.
Dat betekent niet dat erfgenamen altijd recht hebben op de volledige financiële administratie over een onbeperkte periode. In de praktijk wordt vaak gekeken naar een periode van vijf jaar voorafgaand aan het overlijden. Willen erfgenamen verder terugkijken, dan ligt het voor de hand dat zij daarvoor concrete redenen aanvoeren, zoals aanwijzingen voor omvangrijke schenkingen, onverklaarbare opnames of andere bijzondere transacties.
Het opvragen van bankafschriften ligt in de praktijk vaak bij de executeur, zeker wanneer deze de nalatenschap beheert en over de benodigde bevoegdheden beschikt. Daarbij geldt dat banken financiële gegevens niet onbeperkt bewaren. Het is dus niet altijd mogelijk om alle oudere gegevens nog te verkrijgen.
Transparantie over relevante financiële informatie voorkomt discussie bij de uiteindelijke rekening en verantwoording. Tegelijk mag de executeur de grens bewaken van wat redelijk en noodzakelijk is voor de afwikkeling van de nalatenschap.
Wordt u gevraagd om in de toekomst als executeur op te treden? Dan is het verstandig om al bij leven met de erflater te bespreken of er bijzonderheden zijn waarmee na overlijden rekening moet worden gehouden, zoals eerdere schenkingen, leningen, gezamenlijke rekeningen of andere financiële afspraken.
Is het verplicht om erfgenamen bij iedere beslissing te betrekken?
Nee, niet bij iedere beslissing. Een executeur heeft binnen zijn taak een zelfstandige bevoegdheid om de nalatenschap te beheren en de schulden van de nalatenschap te voldoen. Voor dergelijke beheershandelingen hoeft de executeur niet steeds vooraf toestemming te vragen aan de erfgenamen.
Dat betekent niet dat erfgenamen buiten beeld staan. De executeur moet hen informeren over de afwikkeling van de nalatenschap en uiteindelijk rekening en verantwoording afleggen over het gevoerde beheer (op grond van art. 4:151 BW). Goede communicatie voorkomt dat erfgenamen het gevoel krijgen dat zij geen zicht hebben op wat er gebeurt.
Gaat een beslissing verder dan beheer, bijvoorbeeld omdat het gaat over de verdeling van de nalatenschap of omdat medewerking van erfgenamen nodig is? Dan kan de executeur die beslissing niet zelfstandig nemen.
De executeur hoeft dus niet alles samen met de erfgenamen te beslissen. Wel moet hij zorgvuldig, transparant en binnen de grenzen van zijn bevoegdheden handelen.
Waarom mensen kiezen voor NOVEX-executeurs
Bij NOVEX vindt u een landelijk netwerk van professionele executeurs. Binnen het NOVEX-netwerk worden kennis en ervaring actief gedeeld. Daardoor kunnen onze leden u deskundig begeleiden bij de afwikkeling van een nalatenschap.
Wie zijn nalatenschap goed wil regelen, denkt niet alleen na over wat er wordt nagelaten, maar ook over wie straks de afwikkeling op zich neemt. In veel situaties ontzorgt een professionele executeur de nabestaanden en zorgt hij dat de afwikkeling soepel verloopt. Zo worden de nabestaanden waar nodig geïnformeerd en op de hoogte gehouden van de afwikkeling.
Wilt u weten of dat in uw situatie een passende keuze is? Neem dan gerust contact op met een NOVEX-executeur bij u in de buurt.