Klacht indienen tegen een NOVEX-lid

Stel de nalatenschap waarbij u betrokken bent, wordt door een professionele executeur afgewikkeld en u bent niet tevreden met de gang van zaken. Als de executeur lid is van NOVEX, bestaat de mogelijkheid om tegen het NOVEX-lid een klacht in te dienen. NOVEX-SCE hebben een klachtenfunctionaris en een klachtencommissie. Hieronder staat beschreven wat deze doen en hoe u een klacht kunt indienen.

Heeft iemand een klacht over het door een NOVEX-lid uitgevoerde werk, of over de door een NOVEX-lid ingediende declaratie, dan wordt deze klacht in eerste instantie voorgelegd aan het NOVEX-lid in de vorm van een brief of een e-mail. Het NOVEX-lid is verplicht om hier zo spoedig mogelijk op te reageren en om zijn best te doen een bevredigende oplossing te vinden. De klacht kan per email aan de NOVEX-SCE klachtencommissie worden voorgelegd binnen drie maanden na het moment waarop de klager kennisnam, of redelijkerwijs kennis had kunnen nemen, van het handelen of nalaten van het NOVEX-lid.
De klachtencommissie neemt de klacht niet in behandeling als de klager de klacht niet eerst heeft voorgelegd aan het NOVEX-lid zelf.

De klachtenfunctionaris

Als iemand zich bij NOVEX met met het voornemen om een klacht in te dienen of met een formele klacht, neemt de klachtenfunctionaris eerst contact op met u en het betrokken NOVEX-lid. De klachtenfunctionaris hoort u en  het betrokken NOVEX-lid aan, legt het wettelijk systeem en de rechtsregels uit. Hij geeft geen oordeel over de gegrondheid van de klacht. Hij zal met u inventariseren in hoeverre uw klacht geschikt is om voor te leggen aan de Klachtencommissie van NOVEX-SCE. Als de klachtenfunctionaris meent dat een minnelijke schikking mogelijk is, zal hij met u en het NOVEX-lid hierover in gesprek gaan om een schikking te beproeven.

In voorbereiding op het contact met de klachtenfunctionaris wordt u de volgende zaken gevraagd:
1. Heeft u op dit moment nog bij een andere instantie een procedure lopen tegen NOVEX-lid?
2. Heeft u uw klacht reeds besproken met het NOVEX-lid, en zo ja, wat is hiervan de uitkomst?
3. Heeft u gebruik gemaakt van de interne klachtenregeling van het kantoor waar het NOVEX-lid werkt en zo ja, wat is hiervan de uitkomst (zie artikel 5b van het NOVEX Klachtenreglement)?

Aan de procedure met de klachtenfunctionaris zijn geen kosten verbonden.

Een klacht indienen bij de NOVEX-SCE klachtencommissie

De klachtencommissie is onder meer belast met het in eerste aanleg behandelen van klachten over de werkzaamheden van een NOVEX-lid op het gebied van executele, vereffening, levensexecutele en toezicht, al dan niet verricht op basis van een volmacht, wegens overtreding van de statuten, reglementen en besluiten van de Vereniging en haar organen en de Stichting en haar organen.

Besluit u na het overleg met de klachtenfunctionaris formeel een klacht in te dienen, dan bent u klachtengeld verschuldigd. Het klachtengeld bedraagt € 150 en is verschuldigd ongeacht of de klacht wordt toegewezen.

U kunt uw klacht per email verzenden aan info@novex-executeur.nl. De klacht moet schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend. De klacht omvat tenminste naam, voorletter en adres van de klager en een omschrijving van hetgeen waarop de klacht betrekking heeft.

U ontvangt per email een bevestiging dat de klacht in goede orde is ontvangen en is voorgelegd aan de klachtencommissie. De klachtencommissie bepaalt of zij de klacht in behandeling kunnen nemen en of er meer informatie nodig is om de klacht te kunnen behandelen. Zo nodig ontvangt u een verzoek om nadere informatie te overleggen. Het NOVEX-lid waartegen u de klacht heeft ingediend, wordt in de gelegenheid gesteld een verweerschrift in te dienen. U krijgt vervolgens de gelegenheid op het verweerschrift te reageren.

Daarna stelt de klachtencommissie een datum vast om de klacht te behandelen. De klager en het betrokken NOVEX-lid worden binnen veertien dagen na de behandeling van de klacht schriftelijk in kennis gesteld van de gemotiveerde beslissing van de klachtencommissie.

Hoger beroep tegen de uitspraak van de NOVEX-SCE klachtencommissie

Bent u het niet eens met de uitspraak van de klachtencommissie? Dan bestaat de mogelijkheid om in hoger beroep te gaan. Beide partijen kunnen tegen de beslissing van de klachtencommissie terzake van een klacht binnen dertig dagen na verzending van de beslissing beroep instellen bij de Commissie van Toezicht. Dit doet u door uw beroepschrift te zenden aan info@novex-executeur.nl. Het beroepsschrift dient met redenen omkleed en ondertekend te zijn.

Beroep schort de tenuitvoerlegging van een maatregel op.
Voor behandeling van het beroep is het Reglement Commissie van Toezicht van toepassing. Deze procedure is vergelijkbaar met de procedure voor de  klachtencommissie.

Wanneer wordt mijn klacht niet in behandeling genomen?

De klachtencommissie kan beslissen de klacht niet in behandeling te nemen dan wel de klacht afwijzen, als datgene wat de inzet is van de klacht, ook aanhangig is bij, of reeds heeft geleid tot een uitspraak van, een andere klachten-, geschillen- of tuchtcommissie of rechter. De
klachtencommissie kan voorts beslissen de klacht niet in behandeling te nemen dan wel de klacht afwijzen als meer dan drie jaar is verstreken sinds de feiten waarover wordt geklaagd aan de klager bekend zijn geworden althans redelijkerwijs bekend hadden kunnen zijn.