KWALITEITSREGLEMENT NOVEX

Versie 9 oktober 2024

Dit kwaliteitsreglement bestaat uit:

1. het Klachtenreglement
2. het Reglement Commissie van Beroep

en is van toepassing op alle NOVEX leden, hierna nader te noemen.

In dit kwaliteitsreglement wordt verstaan onder:

• NOVEX: Nederlandse Organisatie Voor Executeurs, gevestigd te Amsterdam.
• Vereniging: NOVEX.
• NOVEX-lid: een natuurlijk persoon die als lid is ingeschreven bij de vereniging NOVEX.
• Bestuur: het bestuur van de Vereniging.
• Cliënt: de natuurlijk- of rechtspersoon die gebruik maakt van de diensten van een NOVEX-lid.
• Klager:
  a. een erfgenaam
  b. een cliënt
  c. een NOVEX-lid

• Commissie: de Commissie van Beroep
• Secretariaat: de door de klachtencommissie aangewezen secretaris.

1. KLACHTENREGLEMENT

Klachtencommissie en klachtenfunctionaris

Artikel 1.

a. Er is een klachtencommissie.
De klachtencommissie is een orgaan van de Vereniging.
b. De klachtencommissie wijst, al dan niet uit haar midden, een secretaris aan die de klachtencommissie ondersteunt.
c. Er kunnen één of meer klachtenfunctionarissen worden aangewezen.

Samenstelling

Artikel 2

a. De klachtencommissie bestaat ten minste uit vier personen, onder wie 1 voorzitter, niet zijnde een bestuurslid van de Vereniging of een lid van een orgaan daarvan, en 1 bestuurslid van NOVEX.

b. Het Bestuur kan de overige commissieleden uitnodigen. Het Bestuur benoemt de leden van de klachtencommissie, waaronder een voorzitter, en is tevens bevoegd tot schorsing en ontslag van de leden van de klachtencommissie. De leden van de klachtencommissie worden benoemd voor een periode van drie jaar en voor de duur van in totaal ten hoogste twaalf jaren, terwijl de voorzitter onbeperkt herbenoembaar is.

c. De klachtenfunctionaris bezit algemene bemiddelingskwaliteiten. Op voorstel van de klachtencommissie stelt het Bestuur een profiel voor de klachtenfunctionaris vast.
De klachtenfunctionaris is geen lid van het Bestuur, geen lid van de klachtencommissie en geen lid van de Commissie van Beroep.
De klachtenfunctionaris wordt aangewezen door het Bestuur.

Taken en Bevoegdheden

Artikel 3

a. De klachtencommissie is onder meer belast met het in eerste aanleg behandelen van klachten over de werkzaamheden van een NOVEX-lid op het gebied van executele, vereffening, levensexecutele en toezicht, al dan niet verricht op basis van een volmacht, wegens overtreding van de statuten, reglementen en besluiten van de Vereniging en haar organen en haar organen.

Indien de klacht gegrond wordt bevonden kan de klachtencommissie de maatregelen nemen als geregeld in de statuten en dit reglement.

Een lid van de klachtencommissie en/of de klachtenfunctionaris mag niet aan de behandeling van een zaak deelnemen indien het lid en/of de klachtenfunctionaris persoonlijk of uit hoofde van een functie of activiteit bij die zaak op enigerlei wijze betrokken is (geweest).

b. Een klager kan zich met een schriftelijke en duidelijk gemotiveerde klacht melden bij het secretariaat van NOVEX (zie hierna in artikel 4). Wanneer een klager zich bij het secretariaat van NOVEX meldt met het voornemen een klacht in te dienen of met een formele klacht, zendt de verenigingsmanager de ontvangen informatie aan de klachtenfunctionaris en verzoekt deze om contact op te nemen met de klager en het betreffende NOVEX-lid.

De klachtenfunctionaris hoort de klager en het betrokken NOVEX-lid aan, legt het wettelijk systeem en de rechtsregels uit. Hij geeft geen oordeel over de gegrondheid van de klacht en maakt dat ook aan de klager en het betrokken NOVEX-lid duidelijk (daarvoor dient de klachtprocedure).

Indien de klachtenfunctionaris van oordeel is dat minnelijke schikking mogelijk is, roept hij de klager en het betrokken NOVEX-lid op teneinde een zodanige schikking te beproeven. Een minnelijke schikking wordt op schrift gesteld en door de klager, het NOVEX-lid en de klachtenfunctionaris ondertekend. Indien minnelijke schikking is mislukt, bericht de klachtenfunctionaris dat aan de klager en het betrokken NOVEX-lid. Hij vermeldt daarbij de bevoegdheid van klager om alsnog een klacht in te dienen bij de NOVEX klachtencommissie.

c. Degene bij wie de klager zich heeft gemeld, stelt de klachtencommissie zo snel mogelijk na ontvangst van de melding schriftelijk of langs elektronische weg op de hoogte van de ontvangst daarvan en dat (het voornemen tot) de klacht bij de klachtenfunctionaris in behandeling is. De klachtencommissie informeert periodiek het Bestuur.

Inhoud klacht; Verzending van stukken

Artikel 4

a. De klacht moet schriftelijk en duidelijk gemotiveerd worden ingediend per post of e-mail.
De klacht omvat tenminste achternaam, voorletter(s), adres inclusief emailadres en telefoonnummer van de klager alsmede de achternaam en voorletter(s) van het NOVEX-lid tegen wie de klacht is gericht en een omschrijving van hetgeen waarop de klacht betrekking heeft. Wanneer een klacht niet voldoet aan de bovenstaande bepalingen wordt de klager door het Secretariaat daarop gewezen en in de gelegenheid gesteld dit verzuim binnen veertien dagen te herstellen. De administratie van (het secretariaat van) de klachtencommissie strekt tot volledig bewijs ten aanzien van verzending en datum van verzending, ontvangst en datum van ontvangst. Van indiening krijgt de klager binnen vijf werkdagen schriftelijk of per e-mail bevestiging van het secretariaat.

b. De klager mag zich laten vertegenwoordigen door middel van een schriftelijke volmacht.

Procedure

Artikel 5

a. De klachtencommissie regelt de wijze van behandeling van de zaak zelf met inachtneming van dit reglement, en stelt degene(n) tegen wie de klachtprocedure aanhangig is gemaakt binnen enkele dagen na ontvangst van de klacht als bedoeld in artikel 3 schriftelijk of langs elektronische weg op de hoogte van de wijze waarop de behandeling van de klacht zal plaatsvinden.

b. Heeft iemand een klacht over het door een NOVEX-lid uitgevoerde werk, of over de door een NOVEX-lid ingediende declaratie, dan wordt deze klacht in eerste instantie voorgelegd aan het NOVEX-lid in de vorm van een brief of een e-mail. Het NOVEX-lid is verplicht om hier zo spoedig mogelijk op te reageren en om zijn best te doen een bevredigende oplossing te vinden. De klacht kan per email aan de NOVEX klachtencommissie worden voorgelegd binnen drie jaar na het moment waarop de klager kennisnam, of redelijkerwijs kennis had kunnen nemen, van het handelen of nalaten van het NOVEX-lid.
De klachtencommissie neemt de klacht niet in behandeling als de klager de klacht niet eerst heeft voorgelegd aan het NOVEX-lid zelf.

c. De klachtencommissie stelt de verweerder in de gelegenheid om binnen een door de klachtencommissie te stellen redelijke termijn schriftelijk verweer te voeren tegen de klacht.

d. De klachtencommissie bepaalt plaats en tijdstip van de behandeling van de klacht.

e. De klachtencommissie behandelt de klacht met een oneven aantal commissieleden van ten minste drie.

f. De klachtencommissie is bevoegd de klacht schriftelijk af te doen.

Behandeling klacht en uitspraak

Artikel 6

a. De behandeling van een klacht is niet openbaar.

b. De klager en het betrokken NOVEX-lid worden binnen drie weken na de behandeling van de klacht schriftelijk in kennis gesteld van de beslissing van de klachtencommissie met een motivering.

Klacht niet in behandeling nemen

Artikel 7

a. De voorzitter van de klachtencommissie kan na een summier onderzoek, zo nodig na de klager en het betrokken NOVEX-lid te hebben gehoord, de klacht terstond bij met redenen omklede beslissing afwijzen indien hij van oordeel is dat deze kennelijk niet ontvankelijk, dan wel kennelijk ongegrond is, of van onvoldoende gewicht of als datgene wat de inzet is van de klacht, ook aanhangig is bij, of reeds heeft geleid tot een uitspraak van, een andere klachten-, geschillen- of tuchtcommissie of rechter.

b. Van de beslissing van de voorzitter zendt de Secretaris onverwijld een afschrift aan de klager en het betrokken NOVEX-lid.

c. Tegen de beslissing van de voorzitter tot afwijzing van een klacht, kan de klager binnen veertien dagen na de dag van verzending van het afschrift van de beslissing schriftelijk verzet doen bij de klachtencommissie. Hij dient gemotiveerd aan te geven met welke overwegingen van de voorzitter hij zich niet kan verenigen. Hij kan daarbij vragen over zijn verzet te worden gehoord.

d. Indien overeenkomstig het derde lid verzet is gedaan tegen de beslissing van de voorzitter, wijst deze een plaatsvervanger aan om hem bij de behandeling van het verzet te vervangen.

e. Ten gevolge van het verzet vervalt de beslissing, tenzij de klachtencommissie het verzet niet-ontvankelijk of ongegrond verklaart.

f. Is de klachtencommissie van oordeel dat de klacht kennelijk niet-ontvankelijk, kennelijk ongegrond of van onvoldoende gewicht is, dan kan zij zonder nader onderzoek het verzet ongegrond verklaren, echter niet dan na de klager die daarom vroeg in de gelegenheid te hebben gesteld te worden gehoord.

g. De beslissing tot niet-ontvankelijkverklaring of ongegrondverklaring van het verzet is met redenen omkleed. Daartegen staat geen rechtsmiddel open. Het achtste lid is van overeenkomstige toepassing.

h. Is de klachtencommissie van oordeel dat het verzet gegrond is, dan wordt de zaak in verdere behandeling genomen.

i. De klachtencommissie kan voorts weigeren de klacht in behandeling te nemen dan wel kan zij de klacht afwijzen als meer dan drie jaar is verstreken sinds de feiten waarover wordt geklaagd aan de klager bekend zijn geworden althans redelijkerwijs bekend hadden kunnen zijn.

Maatregelen

Artikel 8

De klachtencommissie kan één of meer van de volgende maatregelen nemen c.q. opleggen:

• een aanbeveling aan het NOVEX-lid;
• een waarschuwing of berisping aan het NOVEX-lid;
• een verbod aan het NOVEX-lid om gedurende een bepaalde periode de naam en/of logo van de Vereniging te voeren of te gebruiken;
• schorsing of ontzetting van het lidmaatschap van de Vereniging.

Beroep tegen de beslissing

Artikel 9

De geheel of gedeeltelijk in het ongelijk gestelde partij kan tegen de beslissing van de klachtencommissie terzake van een klacht binnen dertig dagen na verzending van de beslissing beroep instellen bij de Commissie van Beroep ter attentie van het Secretariaat. Het beroepsschrift is met redenen omkleed en ondertekend. De Secretaris draagt zorg voor doorzending van het beroepsschrift naar de Commissie van Beroep.

Beroep schort de tenuitvoerlegging van een maatregel op.

Voor behandeling van het beroep is het Reglement Commissie van Beroep zoals hierna vermeld van toepassing.

Geheimhouding

Artikel 10

De leden van de klachtencommissie zijn ook na eindigen van hun functie verplicht tot geheimhouding van de beraadslagingen en van alle vertrouwelijke gegevens waarvan zij bij de behandeling van de zaak kennis nemen.

Kosten

Artikel 11

Degene die een klacht aanhangig maakt bij de klachtencommissie kan een door het Bestuur vastgesteld bedrag aan klachtgeld verschuldigd worden. Dit bedrag wordt niet terugbetaald, ongeacht de uitkomst van de klacht.

Vergoeding

Artikel 12

De leden van de klachtencommissie kunnen per klacht een vergoeding ontvangen, ter bepaling van het Bestuur.

2. REGLEMENT COMMISSIE VAN BEROEP

Commissie van beroep

Artikel 1

a. Er is een commissie van beroep.
De Commissie van beroep is een orgaan van de Vereniging.

b. De Commissie wijst, al dan niet uit haar midden, een secretaris aan die de commissie van ondersteunt.

Samenstelling

Artikel 2

a. Het Bestuur benoemt de leden van de Commissie, waaronder een voorzitter, en is tevens bevoegd tot schorsing en ontslag van de leden van de Commissie. De leden van de Commissie van Beroep mogen geen lid zijn van de NOVEX Klachtencommissie.
Het Bestuur streeft er bij het benoemingsbeleid naar dat de achtergronden van de diverse leden globaal gerelateerd zijn aan de voornaamste kennisgebieden waarmee de leden zich bezighouden.De leden van de Commissie worden benoemd voor een periode van drie jaar en voor de duur van in totaal ten hoogste twaalf jaren, terwijl de voorzitter onbeperkt hernoembaar is.De voorzitter dient de hoedanigheid van meester in de rechten te hebben, onafhankelijk te zijn en ervaring te hebben in een rechterlijke functie.
Het Bestuur benoemt voorts een secretaris van de Commissie; deze moet de hoedanigheid van meester in de rechten hebben.

b. De Voorzitter kan een rooster van aftreden opstellen. Een lid dat volgens dit rooster aftreedt kan worden herbenoemd onder voorbehoud dat de maximale zittingsduur, genoemd onder a, niet wordt overschreden.

c. De leden van de Commissie vervullen hun functie onafhankelijk zonder last of ruggespraak.

Taken en Bevoegdheden

Artikel 3

De commissie van beroep is onder meer belast met het in tweede aanleg (“beroep”) behandelen van klachten van een NOVEX-lid op het gebied van executele, vereffening, levensexecutele en toezicht, al dan niet verricht op basis van een volmacht, wegens overtreding van de statuten, reglementen en besluiten van de Vereniging en haar organen.

Indien de klacht gegrond wordt bevonden, kan de Commissie de maatregelen nemen als bedoeld in de statuten en dit reglement.

Een lid van de Commissie mag niet aan de behandeling van een zaak deelnemen indien het lid persoonlijk of uit hoofde van een functie of activiteit bij de zaak op enigerlei wijze betrokken is (geweest).

De commissie van beroep heeft niet tot taak toezicht te houden op het beleid van het Bestuur en de algemene gang van zaken van de Vereniging. Zij is derhalve geen toezichthoudend orgaan in de zin van de wet.

Inhoud van de klacht; verzending van stukken

Artikel 4

a. De klacht moet binnen drie maanden na de datum van de uitspraak van de NOVEX klachtencommissie schriftelijk en duidelijk gemotiveerd worden ingediend per post of per e-mail. De klacht omvat tenminste achternaam, voorletter(s), adres inclusief e-mailadres en telefoonnummer van de klager, alsmede de uitspraak van de klachtencommissie en een redengeving waarom beroep tegen de uitspraak van de klachtencommissie wordt ingesteld.

b. De klager mag zich laten vertegenwoordigen door middel van een schriftelijke volmacht.

Procedure

Artikel 5

a. De commissie regelt de wijze van behandeling van de zaak zelf met inachtneming van dit reglement, en stelt degene(n) tegen wie het hoger beroep aanhangig is gemaakt binnen enkele dagen na ontvangst van het hoger beroep als bedoeld in artikel 4 schriftelijk of langs elektronische weg op de hoogte van de wijze waarop de behandeling van het hoger beroep zal plaatsvinden.

b. De Commissie stelt de verweerder in de gelegenheid om binnen een door de Commissie te stellen redelijke termijn schriftelijk verweer te voeren tegen het hoger beroep.

c. De Commissie bepaalt plaats en tijdstip van de behandeling van het hoger beroep.

d. De Commissie behandelt de klacht met een oneven aantal commissieleden van ten minste drie.

e. De Commissie is bevoegd het hoger beroep schriftelijk af te doen.

Behandeling klacht en uitspraak

Artikel 6

a. De behandeling van het hoger beroep is niet openbaar.

b. De klager en verweerder worden binnen drie weken na de behandeling van het hoger beroep schriftelijk in kennis gesteld van de beslissing van de Commissie met een motivering.

Klacht niet in behandeling nemen; voorzittersbeslissing

Artikel 7

a. De voorzitter van de Commissie kan na een summier onderzoek, zo nodig na de klager en verweerder te hebben gehoord, het hoger beroep terstond bij met redenen omklede beslissing afwijzen indien hij van oordeel is dat deze kennelijk niet ontvankelijk, dan wel kennelijk ongegrond is, of van onvoldoende gewicht of als datgene wat de inzet is van het hoger beroep, ook aanhangig is bij, of reeds heeft geleid tot een uitspraak van, een andere klachten-, geschillen- of tuchtcommissie of rechter.

b. Van de beslissing van de voorzitter zendt de Secretaris onverwijld een afschrift aan de klager en verweerder.

c. Tegen de beslissing van de voorzitter tot afwijzing van een klacht, kan de klager binnen veertien dagen na de dag van verzending van het afschrift van de beslissing schriftelijk verzet doen bij de Commissie. Hij dient gemotiveerd aan te geven met welke overwegingen van de voorzitter hij zich niet kan verenigen. Hij kan daarbij vragen over zijn verzet te worden gehoord.

d. Indien overeenkomstig het derde lid verzet is gedaan tegen de beslissing van de voorzitter, wijst deze een plaatsvervanger aan om hem bij de behandeling van het verzet te vervangen.

e. Ten gevolge van het verzet vervalt de beslissing, tenzij de Commissie het verzet niet-ontvankelijk of ongegrond verklaart.

f. Is de Commissie van oordeel dat de klacht kennelijk niet-ontvankelijk, kennelijk ongegrond of van onvoldoende gewicht is, dan kan zij zonder nader onderzoek het verzet ongegrond verklaren, echter niet dan na de klager die daarom vroeg in de gelegenheid te hebben gesteld te worden gehoord.

g. De beslissing tot niet-ontvankelijkverklaring of ongegrondverklaring van het verzet is met redenen omkleed. Daartegen staat geen rechtsmiddel open. Het achtste lid is van overeenkomstige toepassing.

h. Is de Commissie van oordeel dat het verzet gegrond is, dan wordt de zaak in verdere behandeling genomen.

i. De Commissie kan voorts weigeren de klacht in behandeling te nemen dan wel kan zij de klacht afwijzen als meer dan drie jaar is verstreken sinds de feiten waarover wordt geklaagd aan de klager bekend zijn geworden althans redelijkerwijs bekend hadden kunnen zijn.

Artikel 8

De Commissie kan een of meer van de volgende maatregelen nemen c.q. opleggen:

• een aanbeveling aan het NOVEX-lid
• een waarschuwing of berisping aan het NOVEX-lid;
• een verbod aan het NOVEX-lid om gedurende een bepaalde periode de naam en/of logo van de Vereniging te voeren of te gebruiken;
• schorsing of ontzetting van het lidmaatschap van de Vereniging.

Artikel 9

De Commissie kan bij haar beslissing bepalen dat de geheel of grotendeels in het ongelijk gestelde partij aan de andere partij een bijdrage betaalt in de kosten van rechtsbijstand en/of andere kosten van behandeling.

Algemeen

Artikel 10

In alle vragen van procedurele aard waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.

Geheimhouding

Artikel 11

De leden van de Commissie zijn ook na eindigen van hun functie verplicht tot geheimhouding van de beraadslagingen van de Commissie en van alle vertrouwelijke gegevens waarvan zij bij de behandeling van de zaak kennis nemen.

Kosten

Artikel 12

Degene die een hoger beroep instelt bij de Commissie kan een door het Bestuur vastgesteld bedrag aan klachtgeld verschuldigd worden. Dit bedrag wordt niet terugbetaald, ongeacht de uitkomst van het hoger beroep.

Vergoeding

Artikel 13

De leden van de Commissie kunnen per hoger beroep een vergoeding ontvangen, ter bepaling van het Bestuur.

Bevoegdheid tot vaststellen en wijzigen

Artikel 14

Dit reglement kan door het Bestuur worden gewijzigd.

Dit kwaliteitsreglement is vastgesteld in de Algemene Vergadering d.d. 21 november 2024, goedgekeurd door het Bestuur en zal ingaan op 1 januari 2025.

Dit Kwaliteitsreglement vervangt het kwaliteitsreglement zoals vastgesteld op 18 april 2023.