KWALITEITSREGLEMENT NOVEX EN SCE

Dit kwaliteitsreglement bestaat uit:

  1. het Klachtenreglement
  2. het Reglement Commissie van Toezicht

en is van toepassing op alle NOVEX leden, al dan niet gecertificeerd door de Stichting Certificering Executeurs, hierna nader te noemen.

In dit kwaliteitsreglement wordt verstaan onder:

  • NOVEX: Nederlandse Organisatie Voor Executeurs, gevestigd te Amsterdam.
  • Vereniging: NOVEX.
  • Stichting: de Stichting Certificering Executeurs, gevestigd te Amsterdam (hierna ook: SCE).
  • NOVEX-lid: een natuurlijk persoon die is lid ingeschreven bij de vereniging NOVEX.
  • Gecertificeerd NOVEX lid: een NOVEX-lid die ingeschreven is in het register van de Stichting.
  • Besturen: het bestuur van de Stichting en het bestuur van de Vereniging gezamenlijk.
  • Cliënt: de natuurlijk- of rechtspersoon die gebruik maakt van de diensten van een NOVEX-lid.
  • Klager :
    • een Cliënt c.q. diens gezamenlijke rechtsopvolgers onder algemene titel
    • een NOVEX-lid
  • Commissie: de Commissie van Toezicht
  • Secretariaat: CINO B.V. (postadres Stationsweg 36, 6711 PS Ede)

1. KLACHTENREGLEMENT

Klachtencommissie
Artikel 1.

Er is een klachtencommissie.
De klachtencommissie is een orgaan van de Vereniging en van de Stichting.

Samenstelling
Artikel 2
De klachtencommissie bestaat uit:

  • twee bestuursleden van NOVEX;
  • twee bestuursleden van SCE;
  • een onafhankelijk persoon, tevens voorzitter, niet zijnde een bestuurslid van NOVEX of SCE of een lid van een orgaan daarvan.

De leden van de klachtencommissie worden voor de eerste maal benoemd door de Algemene Vergadering en wel als volgt:

  • twee bestuursleden op voordracht van het bestuur van de Vereniging
  • twee bestuursleden op voordracht van het bestuur van de Stichting
  • een onafhankelijk persoon, tevens voorzitter, op voordracht van de besturen.

Vervolgens zal de benoeming geschieden door het bestuur van de Vereniging en het bestuur van de Stichting tezamen. Het bestuur van de Vereniging en het bestuur van de Stichting tezamen zijn tevens bevoegd tot schorsing en ontslag van leden van de klachtencommissie.

De leden van de klachtencommissie worden benoemd voor een periode van drie jaar en voor de duur
van in totaal ten hoogste zes jaren, terwijl de voorzitter onbeperkt herbenoembaar is.

Taken en Bevoegdheden
Artikel 3
De klachtencommissie is onder meer belast met het in eerste aanleg behandelen van klachten wegens overtreding van de wet, de statuten, reglementen en besluiten van de Vereniging en haar organen en de Stichting en haar organen. Indien de klacht gegrond wordt bevonden kan de klachtencommissie de maatregelen nemen als geregeld in de statuten en dit reglement.
Een lid van de klachtencommissie mag niet aan de behandeling van een zaak deelnemen indien het lid persoonlijk of uit hoofde van een functie of activiteit bij die zaak op enigerlei wijze betrokken is (geweest). Het bestuur van de Stichting behandelt de klachten van NOVEX-leden in verband met de certificering. De Klachtencommissie is hiertoe niet bevoegd.

Inhoud klacht; Verzending van stukken
Artikel 4
De klacht moet schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend per post of e-mail. De klacht omvat tenminste naam, voorletter en adres van de klager en een omschrijving van hetgeen waarop de klacht betrekking heeft. Wanneer een klacht niet voldoet aan de bovenstaande bepalingen wordt de klager
door het Secretariaat daarop gewezen en in de gelegenheid gesteld dit verzuim binnen veertien dagen te herstellen.
De administratie van (het secretariaat van) de klachtencommissie strekt tot volledig bewijs ten aanzien van verzending en datum van verzending, ontvangst en datum van ontvangst. Van indiening krijgt de klager binnen vijf werkdagen schriftelijk of per e-mail bevestiging van het secretariaat.

Procedure
Artikel 5
a. De klachtencommissie regelt de wijze van behandeling van de zaak zelf met inachtneming van dit reglement en stelt de besturen en degene(n) tegen wie de klachtprocedure aanhangig is gemaakt binnen enkele dagen na ontvangst van de klacht als bedoeld in artikel 3 schriftelijk of langs elektronische weg op de hoogte van de wijze waarop de behandeling van de klacht zal plaatsvinden.
b. De klachtencommissie kan de behandeling aanhouden indien niet is gebleken dat klager de klacht eerst aan het NOVEX-lid zelf heeft voorgelegd.
c. De klachtencommissie stelt de verweerder in de gelegenheid om binnen een door de
klachtencommissie te stellen redelijke termijn schriftelijk verweer te voeren tegen de klacht.
d. De klachtencommissie bepaalt plaats en tijdstip van de behandeling van de klacht.
e. De klachtencommissie behandelt de klacht zo veel mogelijk met al haar commissieleden. De klachtencommissie is evenwel bevoegd een klacht te behandelen met minimaal één bestuurslid van NOVEX, één bestuurslid van SCE en de onafhankelijke persoon.
f. De klachtencommissie is bevoegd de klacht schriftelijk af te doen.

Behandeling klacht en uitspraak
Artikel 6
a. De behandeling van een klacht is niet openbaar.
b. De klager en het betrokken NOVEX-lid worden binnen veertien dagen na de behandeling van de klacht schriftelijk in kennis gesteld van de beslissing van de klachtencommissie met een motivering.

Klacht niet in behandeling
Artikel 7
De klachtencommissie kan weigeren de klacht in behandeling te nemen dan wel kan zij de klacht afwijzen, als datgene wat de inzet is van de klacht, ook aanhangig is bij, of reeds heeft geleid tot een uitspraak van, een andere klachten-, geschillen- of tuchtcommissie of rechter. De
klachtencommissie kan voorts weigeren de klacht in behandeling te nemen dan wel kan zij de klacht afwijzen als meer dan drie jaar is verstreken sinds de feiten waarover wordt geklaagd aan de klager bekend zijn geworden althans redelijkerwijs bekend hadden kunnen zijn.

Maatregelen
Artikel 8
De klachtencommissie kan één of meer van de volgende maatregelen nemen c.q. opleggen:

  • een aanbeveling aan het NOVEX-lid;
  • een waarschuwing of berisping aan het NOVEX-lid;
  • een verbod aan het NOVEX-lid om gedurende een bepaalde periode de naam en/of logo van de Stichting en/of Vereniging te voeren of te gebruiken;
  • schorsing of beëindiging van de inschrijving van het NOVEX-lid in het register van SCE;
  • schorsing of ontzetting van het lidmaatschap van de Vereniging.

Beroep tegen de beslissing
Artikel 9
De geheel of gedeeltelijk in het ongelijk gestelde partij kan tegen de beslissing van de klachtencommissie terzake van een klacht binnen dertig dagen na verzending van de beslissing beroep instellen bij de Commissie van Toezicht ter attentie van het Secretariaat. Het beroepsschrift is met
redenen omkleed en ondertekend. De Secretaris draagt zorg voor doorzending van het beroepsschrift naar de Commissie van Toezicht.

Beroep schort de tenuitvoerlegging van een maatregel op.
Voor behandeling van het beroep is het Reglement Commissie van Toezicht zoals hierna vermeld van toepassing.

Geheimhouding
Artikel 10
De leden van de klachtencommissie zijn ook na eindigen van hun functie verplicht tot geheimhouding van de beraadslagingen en van alle vertrouwelijke gegevens waarvan zij bij de behandeling van de zaak kennis nemen.

Kosten
Artikel 11
Degene die een klacht aanhangig maakt bij de klachtencommissie kan een door de besturen vastgesteld bedrag aan klachtgeld verschuldigd worden. Dit bedrag wordt niet terugbetaald, ongeacht de uitkomst van de klacht.

Vergoeding
Artikel 12
De leden van de klachtencommissie kunnen per klacht een vergoeding ontvangen, ter bepaling van de gezamenlijke besturen.

2. REGLEMENT COMMISSIE VAN TOEZICHT

Commissie van toezicht
Artikel 1
Er is een commissie van toezicht. De commissie van toezicht is een orgaan van de Vereniging en van de Stichting.

Samenstelling
Artikel 2
2.1. De Commissie bestaat uit een door de besturen te bepalen aantal van tenminste drie en ten hoogste vijf leden, die door de besturen worden aangezocht en benoemd voor de duur van in totaal ten hoogste zes jaren. De besturen streven er bij hun benoemingsbeleid naar dat de achtergronden van de diverse leden globaal gerelateerd zijn aan de voornaamste kennisgebieden waarmee de leden zich bezighouden. De voorzitter wordt als zodanig door de besturen benoemd. Hij kan voor een langere periode worden benoemd dan gewone leden. Hij dient de hoedanigheid van meester in de rechten te hebben, onafhankelijk te zijn en ervaring te hebben in een rechterlijke functie. De besturen benoemen voorts een secretaris van de
Commissie; deze moet de hoedanigheid van meester in de rechten hebben.

2.2. De Voorzitter kan een rooster van aftreden opstellen. Een lid dat volgens dit rooster aftreedt kan worden herbenoemd onder voorbehoud dat de maximale zittingsduur, genoemd in 2.1. niet wordt overschreden.

2.3. De leden van de Commissie vervullen hun functie onafhankelijk zonder last of ruggespraak. Klachten en geschillen worden behandeld door de voorzitter tezamen met twee of vier andere leden van de Commissie waaronder de secretaris. De voorzitter leidt de bijeenkomsten van de Commissie. Bij afwezigheid/ontstentenis van de voorzitter voorziet de Commissie in de leemte door uit haar midden een fungerend voorzitter te benoemen welke in eerste instantie de secretaris zal zijn. Deze waarnemer niet zijnde de secretaris behoeft niet te voldoen aan de benoembaarheidseisen die gelden voor de voorzitter. De voorzitter en leden van de Commissie aanvaarden hun benoeming schriftelijk.

Taken en Bevoegdheden
Artikel 3A
De commissie van toezicht is onder meer belast met het in tweede aanleg (“beroep”) behandelen van klachten wegens overtreding van de wet, de statuten, reglement en besluiten van de Vereniging en haar organen. Indien de klacht gegrond wordt bevonden kan de Commissie de maatregelen nemen,
genoemd in artikel 10A van dit reglement.

Artikel 3B
De commissie van toezicht is tevens belast met het in tweede aanleg (“beroep”) behandelen van klachten in verband met certificering. Indien de klacht gegrond wordt bevonden kan de Commissie de maatregelen nemen, genoemd in artikel 10B van dit reglement. De commissie van toezicht heeft niet tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken van de Vereniging. Zij is derhalve geen toezichthoudend orgaan in de zin van de wet.

Algemene bepalingen voor de Behandeling van Klachten
Artikel 4
De klacht moet schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend en moet een duidelijke conclusie bevatten. De klacht moet naam, voornaam en adres bevatten van het NOVEX-lid tegen wie hij zich richt en dezelfde gegevens van de Klager. Voorzitter en secretaris kunnen tezamen een klacht -eventueel na Klager in de gelegenheid te hebben gesteld nadere informatie te verschaffen- als ongemotiveerd weigeren in behandeling te nemen, dan wel als kennelijk ongegrond afwijzen. De Klager wordt schriftelijk geïnformeerd over deze beslissing.

Artikel 5
De verweerder wordt schriftelijk van de klacht in kennis gesteld en in de gelegenheid gesteld een of meer leden van de Commissie te wraken. Het wrakingverzoek dient schriftelijk en met redenen omkleed te worden ingediend en is in elk geval niet ontvankelijk als het niet door de
Commissie is ontvangen een week na de datum van verzending van de kennisgeving bedoeld in de voorgaande zin. De voorzitter beslist op het wrakingverzoek, na overleg met tenminste het gewraakte commissielid. De voorzitter deelt de beslissing en indien van toepassing, de
naam van degene die de plaats van de gewraakte zal innemen, aan de verweerder mee. Tegen de beslissing staat geen beroep open.

Artikel 6
De Commissie kan weigeren de klacht in behandeling te nemen dan wel kan zij de klacht afwijzen, als datgene wat de inzet is van de klacht, ook aanhangig is bij, of reeds heeft geleid tot een uitspraak van, een andere klachten-, geschillen- of tuchtcommissie of rechter. De Commissie kan voorts weigeren de klacht in behandeling te nemen dan wel kan zij de klacht afwijzen als meer dan een jaar is verstreken sedert de feiten waarover wordt geklaagd aan de Klager bekend zijn geworden althans redelijkerwijs bekend hadden kunnen zijn.

Artikel 7
Leden zijn verplicht aan de Commissie alle inlichtingen te verschaffen die deze nodig of nuttig acht voor de beoordeling van een zaak. Zij zijn verplicht om in persoon voor de Commissie te verschijnen indien deze zulks nodig of nuttig acht voor de beoordeling van een zaak.

Verweer, bewijs en zitting
Artikel 8
De Commissie stelt de verweerder in de gelegenheid om binnen een door de Commissie te stellen redelijke termijn schriftelijk verweer te voeren tegen de klacht.

Artikel 9
9.1. De Commissie behandelt de klacht in vergadering op grond van de ingebrachte stukken. De vergadering is niet openbaar.

9.2. De verweerder kan in de gelegenheid worden gesteld ten overstaan van de Commissie mondeling verweer te voeren en inlichtingen te verschaffen en wordt daartoe tijdig opgeroepen. Ook de klager kan in de gelegenheid worden gesteld om ter vergadering aan de Commissie inlichtingen te verschaffen; hij wordt daartoe tijdig opgeroepen.

9.3. De verweerder en de Klager kunnen raadslieden, deskundigen en/of getuigen ter zitting meebrengen, mits zulks tenminste één week voor de zitting schriftelijk aan de Commissie is meegedeeld met opgave van namen en adressen. De Commissie kan weigeren deskundigen en getuigen tot de zitting toe te laten indien deze niet tijdig aan de Commissie zijn aangezegd.

9.4. De Commissie kan eveneens deskundigen en getuigen oproepen en horen, indien zij dat nodig of nuttig acht voor de beoordeling van de klacht.

9.5. De Commissie kan de verweerder bevelen, boeken en bescheiden mee te brengen en open te leggen en kan deze laten onderzoeken door een door haar aan te wijzen registeraccountant.

9.6. De Commissie maakt voor haar beslissing geen gebruik van schriftelijke stukken of verklaringen, als de partijen niet in de gelegenheid zijn gesteld om daarvan kennis te nemen en daarop te reageren op een door de Commissie te bepalen wijze en binnen de door de Commissie te bepalen termijnen.

9.7. De kosten van getuigen en deskundigen als bedoeld in 9.4 en van boekenonderzoek als bedoeld in 9.5 zijn voor rekening van de Vereniging en Stichting gezamenlijk. Indien het een klacht in verband met certificering betreft, zijn deze kosten voor rekening van de Stichting.

Beslissing
Artikel 10
De Commissie beslist met meerderheid van stemmen. De beslissing wordt op schrift gesteld, door voorzitter en secretaris ondertekend en aan de verweerder, de Klager en het bestuur van de besturen toegezonden. Indien het betreft een klacht in verband met certificering wordt dit alleen aan
het bestuur van de Stichting toegezonden. De beslissing bevat tevens:

  • de namen van voorzitter, secretaris en de leden die aan de beslissing hebben meegewerkt;
  • de namen en woonplaatsen of plaatsen van vestiging van de verweerder en de Klager;
  • een datum;
  • een motivering.

Artikel 10A
De Commissie kan een of meer van de volgende maatregelen nemen c.q. opleggen:

  • een aanbeveling aan het NOVEX-lid
  • een waarschuwing of berisping aan het NOVEX-lid;
  • een verbod aan het NOVEX-lid om gedurende een bepaalde periode de naam en/of logo van de Stichting en/of Vereniging te voeren of te gebruiken;
  • schorsing of beëindiging van de inschrijving van het NOVEX-lid in het register van SCE;
  • schorsing of ontzetting van het lidmaatschap van de Vereniging.

Artikel 10B
De Commissie kan een of meer van de volgende maatregelen nemen c.q. opleggen:

  • Een aanbeveling aan een of beide besturen of aan een commissie.
  • Publiceren van de maatregel in een orgaan van de Stichting, onder vermelding van de aard van de klacht.
  • Een herkansingsmogelijkheid bij de certificeringcommissie binnen zes maanden voor de kandidaat/klager. De certificeringcommissie dient uit andere twee commissieleden te bestaan dan bij het eerste certificeringgesprek.

Artikel 11
De Commissie kan bij haar beslissing bepalen dat de geheel of grotendeels in het ongelijk gestelde partij aan de andere partij een bijdrage betaalt in de kosten van rechtsbijstand en/of andere kosten van behandeling.

Algemeen
Artikel 12
In alle vragen van procedurele aard waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.

Artikel 13
De leden van de Commissie zijn ook na eindigen van hun functie verplicht tot geheimhouding van de beraadslagingen van de Commissie en van alle vertrouwelijke gegevens waarvan zij bij de behandeling van de zaak kennis nemen. Algemene Bepalingen voor de Behandeling van Geschillen als bedoeld in art. 3

Artikel 14
Op het indienen van de eis, de behandeling en de beslissing en de werkzaamheid van de Commissie bij de behandeling van geschillen, zijn de volgende artikelen, mutatis mutandis, van overeenkomstige toepassing:

  • art. 4;
  • art. 5, met dien verstande dat de wrakingbevoegdheid ook aan eiser zal worden geboden;
  • art. 6, met dien verstande dat de Commissie ook kan weigeren de eis in behandeling te nemen dan wel de eis kan afwijzen, als het geschil door de eiser niet eerst schriftelijk aan de verweerder is voorgelegd en aan deze geen redelijke termijn is geboden om het geschil in der minne af te handelen;
  • art. 7;
  • art. 10A;
  • art. 12;
  • art. 13.

Artikel 15
15.1. De Commissie kan aan partijen repliek en dupliek en nadere schrifturen toestaan. De Commissie behandelt de zaak in vergadering, tenzij op de voet van het elders in dit reglement bepaalde de eis reeds wordt afgewezen dan wel wordt geweigerd deze in behandeling te nemen.

15.2. Partijen worden in de gelegenheid gesteld ten overstaan van de Commissie hun standpunt nader te bepleiten en inlichtingen te verschaffen en worden daartoe tijdig opgeroepen. De vergadering is niet openbaar.

15.3. Partijen kunnen raadslieden, deskundigen en/of getuigen ter zitting meebrengen, mits zulks tenminste één week voor de zitting aan de Commissie is meegedeeld met opgave van namen en adressen. De Commissie kan weigeren zodanige deskundigen en getuigen tot de zitting toe te laten indien deze niet tijdig aan de Commissie zijn aangezegd.

15.4. De Commissie kan eveneens deskundigen en getuigen oproepen en horen, indien zij dat nodig of nuttig acht voor de beoordeling van de zaak.

15.5. De Commissie kan partijen bevelen, boeken en bescheiden mee te brengen en open te leggen en kan deze laten onderzoeken door een door haar aan te wijzen registeraccountant.

15.6. De Commissie maakt voor haar beslissing geen gebruik van schriftelijke stukken of verklaringen, als partijen niet in de gelegenheid zijn gesteld om daarvan kennis te nemen en daarop te reageren op een door de Commissie te bepalen wijze en binnen de door de Commissie te bepalen termijnen.

15.7. Voor de kosten van deskundigen en getuigen als bedoeld in 15.4. en van boekenonderzoek als bedoeld in 15.5. dienen partijen op eerste verzoek van de Commissie door haar te bepalen voorschotten te storten. In haar beslissing bepaalt de Commissie tevens welke partij(en) de kosten draagt (dragen).

Artikel 16
Indien bij de Commissie in enig stadium van de behandeling het vermoeden rijst dat een partij de Gedragscode of het Reglement heeft overtreden, dan is zij bevoegd maar niet verplicht om zulks ambtshalve mede tot inzet van de procedure te maken. Zij deelt zulks alsdan mee aan de partij en stelt hem/haar in de gelegenheid verweer te voeren. Als de Commissie tot het oordeel komt dat bedoelde overtreding heeft plaatsgehad, dan is zij bevoegd maar niet verplicht in haar beslissing ook één of meer van de maatregelen als genoemd in artikel 10A aan de partij op te leggen.

Bevoegdheid tot vaststellen en wijzigen
Artikel 17
Dit reglement kan door de besturen gezamenlijk worden gewijzigd.
Dit kwaliteitsreglement is vastgesteld in de algemene ledenvergadering d.d. 24 mei 2018 en goedgekeurd door de besturen.
Dit kwaliteitsreglement vervangt het reglement Commissie van Toezicht d.d. 5 februari 2013.