BESTUURSREGLEMENT NOVEX

Versie 4 september 2023  

a.   In dit ledenreglement wordt verstaan onder “NOVEX”: de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid Nederlandse Organisatie Voor Executeurs (NOVEX), statutair gevestigd te Amsterdam, met adres 1322 CK Almere, Transistorstraat 71 M, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 34319711.

b.   Dit bestuursreglement (het “Reglement”) is opgesteld en vastgesteld ingevolge artikel 9 lid 10 van de statuten van NOVEX. Het reglement is vastgesteld op en geldend vanaf 4 september 2023. 

c.    Het Reglement is een aanvulling op de bepalingen omtrent het bestuur en zijn leden (het “Bestuur”) zoals vervat in toepasselijke wet- en regelgeving en de statuten van de NOVEX.

d.   Waarin in dit Reglement wordt gesproken over “schriftelijk” wordt eveneens bedoeld “per e-mail of een overig elektronisch communicatiemiddel”.

 

Artikel 1        Samenstelling

1.   Bij de samenstelling van het bestuur streeft het bestuur naar een zodanige samenstelling dat er een evenwichtige verhouding ontstaat tussen mannelijke en vrouwelijke bestuursleden. Tevens streeft het bestuur naar een samenstelling die enigszins lijkt op de samenstelling van de diverse achtergronden van de leden van NOVEX. Het bestuur streeft ernaar ten minste één bestuurslid te hebben met een wetenschappelijke (beroepsmatige) achtergrond, bij voorkeur een docent aan een universiteit. Een van de bestuursleden heeft ook zitting in het bestuur van de Stichting Certificering Executeurs. Er wordt op gelet dat sprake is van een regionale spreiding van de bestuursleden. 

2.   Het dagelijks bestuur van NOVEX bestaat uit de voorzitter en de penningmeester. 

3.   Het Bestuur stelt een gefaseerd rooster van aftreden vast, zodanig dat de continuïteit van het Bestuur en de kennis van de leden van het Bestuur geborgd blijven. 

 

Artikel 2.      Profiel voor een bestuurslid

Het lid van het bestuur van NOVEX:

–       Is in beginsel een lid van NOVEX. Hierop kunnen uitzonderingen worden gemaakt. 

–       Is in beginsel actief lid van NOVEX.

–       Heeft voldoende theoretische kennis van het erfrecht en aanpalende rechtsgebieden die het werkterrein van de executeur en/of vereffenaar betreffen. 

–       Heeft ruime praktische werkervaring als executeur en/of vereffenaar en/of levensexecuteur.

–       Beschikt over goede communicatieve vaardigheden.

–       Neemt actief deel aan het bestuur. 

–       Heeft algemene bestuurlijke kwaliteiten en heeft affiniteit/ervaring als bestuurder.

–       Is bereid om een of meer portefeuilles op zich te nemen en/of zitting te nemen in een commissie.

–       Heeft voldoende tijd om aan het bestuur van NOVEX te besteden en is ook enthousiast zich hiervoor in te zetten. 

 

Artikel 3        Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

1.   Bij het Bestuur berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de statuten van de NOVEX aan hem worden opgedragen. 

2.   Het bestuur is bevoegd tot het instellen van commissies. Een commissie is bevoegd taken van het bestuur voor te bereiden dan wel uit te voeren. De wijze van benoeming en de werkwijze van de in te stellen commissies worden nader bij reglement vastgesteld.

3.   De voorzitter en de penningmeester kunnen, ieder voor zich, namens het bestuur van de vereniging betalingen verrichten. 

4.   Indien er betalingen dienen te worden verricht die, al dan niet in nauwe samenhang met elkaar, een grootte van €10.000,- overschrijden, dienen de voorzitter en de penningmeester deze vooraf gezamenlijk te accorderen. Zij kunnen, in afwijking van artikel 8 van dit reglement, de verenigingsmanager opdracht geven deze betaling te verrichten. Het verstrekken van de opdracht houdt tevens een eenmalige volmacht in voor deze handeling. 

5.   De inrichting van de autorisaties bij de bank waar NOVEX bankrekeningen aanhoudt, dient zoveel als mogelijk zodanig ingericht te worden dat het niet mogelijk is het vorenstaande te overtreden.

 

Artikel 4        Taken

1.   Het Bestuur is belast met het besturen van de NOVEX. Dit houdt onder meer in dat zij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de NOVEX, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling. 

2.   Het Bestuur richt zich bij de vervulling van haar taak naar het belang van de NOVEX en weegt daarbij ook de belangen af van de bij NOVEX betrokkenen. Het Bestuur is ook verantwoordelijk voor de naleving van alle wet- en regelgeving. 

3.   De verdeling van de taken binnen het Bestuur geschiedt door het Bestuur. Bestuurders die speciaal zijn belast met bepaalde bestuurstaken zijn primair verantwoordelijk voor de beheersing en monitoring van de betreffende bestuurstaken. 

 

Artikel 5        Vergaderingen van het Bestuur

1.   Het Bestuur vergadert conform de statutaire voorschriften. Derden kunnen slechts op uitnodiging van het Bestuur geheel of gedeeltelijk een vergadering van het Bestuur bijwonen. 

2.   Het bestuur vergadert volgens een vergaderschema. Zij vergadert in ieder geval drie keer per jaar. 

 

Artikel 6        Besluitvorming binnen het Bestuur

1.   Ieder lid van het Bestuur heeft één stem. 

2.   Tenzij uit de wet, de statuten van de NOVEX of dit Reglement geen grotere meerderheid voorschrijven, worden besluiten van het Bestuur genomen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Indien de stemmen staken is de stem van de voorzitter van het bestuur doorslaggevend. Het Bestuur kan slechts besluiten nemen indien een meerderheid van de in functie zijnde leden van het Bestuur aanwezig of vertegenwoordigd is. 

3.   Besluiten van het Bestuur worden in beginsel genomen in een vergadering van het Bestuur. 

4.   Besluiten van het Bestuur kunnen ook schriftelijk worden genomen, mits het desbetreffende voorstel aan alle in functie zijnde leden van het Bestuur is voorgelegd en geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet. Schriftelijke besluitvorming geschiedt door middel van schriftelijke verklaringen door alle leden van het Bestuur. Indien een lid van het Bestuur zichtegen deze wijze van besluitvorming verzet, dient het lid het verzet zo spoedig mogelijk na voorlegging van het voorstel schriftelijk aan de overige leden van het Bestuur kenbaar te maken.

 

Artikel 7. Taken van voorzitter, penningmeester en secretaris

De bestuursleden verdelen onderling de verschillende portefeuilles en taken in het bestuur. Voor de voorzitter, penningmeester en secretaris zijn enkele taken vastgesteld welke hieronder staan beschreven.

 

1. De taken van de voorzitter zijn:

–        In nauw contact met de penningmeester en de verenigingsmanager de onderneming van de vereniging aansturen. De ondernemingsactiviteiten van de vereniging bestaan uit de cursusorganisatie;

–        In overleg met de verenigingsmanager de agenda voor de bestuursvergadering vaststellen;

–        De bestuursvergadering leiden;

–        De Algemene Vergadering leiden;

–        Contact onderhouden met de voorzitter van SCE;

–        Contact onderhouden met de Raad van Advies (waaronder een jaarlijks diner voor uitwisseling van informatie) en in overleg met het bestuur de Raad gedurende het jaar van informatie voorzien die relevant is voor het uitoefenen van hun functie;

–        Woordvoerder namens NOVEX.

 

2. De taken van de penningmeester zijn:

–       In nauw contact met de voorzitter en de verenigingsmanager de onderneming van de vereniging aansturen. De ondernemingsactiviteiten van de vereniging bestaan uit de cursusorganisatie;

–       Jaarlijks contact met de accountant en de verenigingsmanager voor het samenstellen van de jaarrekening en de begroting;

–       Toelichten van de financiële cijfers bij bestuursvergaderingen;

–       Controle en goedkeuring van de facturen van de verenigingsmanager in overleg met de voorzitter;

–       Overleg met de verenigingsmanager over uitgaven die een bedrag van € 10.000 overstijgen;

–       Kwartaaloverleg met verenigingsmanager om te beoordelen of de werkelijke cijfers in de pas lopen met de begroting.

 

3. De taken van de secretaris zijn:

–       Jaarverslag tegenlezen, wordt opgesteld door verenigingsmanager

–       Jaarverslag presenteren tijdens de Algemene Vergadering

–       Met verenigingsmanager lijst van kerstattenties afstemmen

–       Wisseling van bestuursleden in het UBO-register aanpassen

–       Nieuwsbrief tegenlezen.

 

Artikel 8        Verenigingsmanager

1.   Het Bestuur kan een verenigingsmanager aanstellen. Het Bestuur bepaalt de taken en bevoegdheden van de verenigingsmanager en stelt de bezoldiging en verdere voorwaarden van de verenigingsmanager vast. 

2.   De verenigingsmanager is bevoegd zelfstandig rechtshandelingen aan te gaan, mits deze in lijn zijn met het vastgestelde beleidsplan en de begroting en geen waarde vertegenwoordigen die hoger ligt dan €10.000,-. De verenigingsmanager is ook bevoegd rechtshandelingen aan te gaan die niet in het beleidsplan en de begroting zijn opgenomen of een waarde vertegenwoordigen die groter is dan €10.000,- doch uitsluitend na voorafgaande goedkeuring van het Dagelijks Bestuur. 

3.   De verenigingsmanager heeft een onbeperkte volmacht voor bankzaken die, al dan niet in nauwe samenhang met elkaar, een grootte van €10.000,- niet overschrijden.

4.   Betalingen van de bankrekening van de NOVEX worden verricht door de verenigingsmanager namens het bestuur op basis van de in dit artikel opgenomen volmacht zoals bedoeld in artikel 6.2. Betalingen door de verenigingsmanager aan de verenigingsmanager dienen vooraf schriftelijk te worden goedgekeurd door een lid van het dagelijks bestuur. Na goedkeuring kan de verenigingsmanager conform de goedkeuring tot uitbetaling over gaan.

5.   De inrichting van de autorisaties bij de bank waar de verenigingen bankrekeningen aanhoudt, dient zoveel als mogelijk zodanig ingericht te worden dat het niet mogelijk is het vorenstaande te overtreden.

6.   De verenigingsmanager dient de penningmeester regelmatig, doch minimaal één keer per kwartaal, een tussentijdse winst- en verliesrekening toe te sturen, afgezet tegen de lopende begroting. 

7.   De verenigingsmanager voorziet het Bestuur – gevraagd en ongevraagd, en tijdig – van alle informatie die nodig is voor een goede taakvervulling door het Bestuur.

 

Dit bestuursreglement is vastgesteld in de NOVEX bestuursvergadering van 4 september 2023.